Como cancelar uma fatura

Todos os negócios, online ou físicos, têm enfrentado esta situação: Posso cancelar uma factura? E se eu puder, como o faço?

Se a factura já tiver sido emitida, qualquer cancelamento ou modificação deve ser feito ao abrigo do regulamento do Decreto Real 1619/2012. Caso contrário, quando chegar o momento de liquidar o crédito fiscal, surgirão problemas.

Este Decreto Real aplica-se tanto às facturas ordinárias como às facturas electrónicas geradas a partir do seu comércio electrónico, conforme indicado pelo Ministério das Finanças. A factura electrónica é um documento electrónico e deve cumprir os mesmos requisitos legais que a factura tradicional em papel.

Em ambos os casos, uma fatura incorreta e já emitida só pode ser sanada legalmente:

1. Uma nota de crédito
2. Uma factura correctiva

Neste artigo, vamos nos concentrar em cancelar uma fatura e fazer uma nota de crédito.

Quando posso cancelar uma fatura

Os motivos pelos quais uma empresa pode fazer um cancelamento de fatura ou fatura eletrônica, podem ser, entre outros:

• O produto não foi recebido, mesmo que tenha sido pago.
• Um serviço não foi realizado, apesar de ter sido pago
• Directamente quando um produto é devolvido

Só é possível cancelar uma factura se esta tiver acabado de ser enviada e não estiver incluída num trimestre contabilístico encerrado. Ou seja: eles não têm o IVA liquidado. Neste caso, cancelamos a fatura e emitimos uma nota de crédito.

Caso a factura, ou a factura electrónica, tenha um erro (faltam dados, o imposto foi mal calculado) e o trimestre contabilístico / administrativo já esteja encerrado e liquidado, deve ser emitida uma factura de correcção, que discutiremos em outro artigo.

Uma das perguntas comuns é: posso cancelar uma fatura mesmo que o período de imposto no qual ela foi registrada já tenha passado? A AEAT diz que sim.

O que é uma nota de crédito?

A nota de crédito é um documento legal no qual o reembolso é registrado, incluindo todos os montantes finais em negativo da fatura a ser cancelada. Desta forma, para efeitos práticos, é como se a outra factura fosse cancelada. E as autoridades fiscais sabem que este dinheiro já não está na caixa da empresa.

A nota de crédito é feita como uma fatura normal, mas deve ser claramente identificada como uma nota de crédito. O cliente deve receber a nota juntamente com uma cópia da factura original, e o estorno do montante económico deve ser visto.

Ao retornar ao Tesouro, você deve manter as faturas antigas, mesmo que elas sejam “canceladas” com uma nota de crédito, caso você tenha alguma vez uma inspeção por parte da Receita Federal. Desta forma, você pode provar que a nota de crédito foi feita com base em uma fatura real.

Como cancelar uma fatura.

Tendo em conta tudo o acima exposto, para cancelar uma factura, é necessário:

• Faça a nova factura, onde fica claro que se trata de uma “nota de crédito”.
• Atribua-lhe um número que corresponda à série de notas fiscais já emitidas. Não deve ser correlativa à fatura que você está cancelando, mas se no período contábil atual você tem 22 faturas ou faturas, a nota seria 23.
• Incluir o número de referência da fatura cancelada.
• E não se esqueça de incluir as quantias que foram canceladas, em negativo.

Conclusão

Erros nas facturas podem ocorrer, como humanos, por diferentes razões. E é importante saber como lidar com essas faturas erradas, por exemplo, para fazer cancelamentos.

Com o nosso software ERP, que permite uma gestão integral do seu negócio, pode gerir todas as suas facturas, tanto as facturas normais ou facturadas, como as facturas electrónicas ou facturas. Você pode pedir informações, se desejar.