Em cada empresa ou negócio, por uma razão ou outra, serão sempre cometidos erros. E o importante é como rectificá-los. Isto também se aplica às facturas. O que acontece se você cometer um erro numa factura? Você tem que emitir uma fatura corretiva.
Índice
Quando emitir uma factura de alteração?
De um erro no nome da empresa cliente, o montante ou IVA mal calculado, não tendo incluído os dados relevantes para o documento contabilístico, ou tendo feito directamente uma devolução. Estas são as razões pelas quais você deve emitir uma fatura de correção que corrige o original.
E se olharmos para o que a própria Repartição de Finanças indica, as suas palavras exactas são as seguintes:
- Nos casos em que a factura não cumpra qualquer dos requisitos estabelecidos como obrigatórios nos artigos 6.o e 7.o do Regulamento que rege as obrigações de facturação
- Quando as circunstâncias que originaram a alteração da matéria colectável do IVA prevista no artigo 80º da Lei nº 37/1992 tenham ocorrido
E se for cometido um erro ao emitir uma factura correctiva, deve ser emitida uma nova factura. Tal como acontece com uma factura normal, a alteração também não pode ser alterada.
A factura correctiva e o IVA
Se a sua empresa está em algum dos casos acima, o que você nunca deve fazer é modificar a fatura original e “corrigi-la”. Você deve sempre emitir uma fatura corretiva, que inclua todas as informações corretas, ou que indique o reembolso.
No caso do IVA, em particular – que é sempre o mais preocupante e o assunto a tratar – há duas razões principais para a emissão de uma factura rectificativa:
- Quando o IVA cobrado tiver sido determinado de forma incorrecta.
- Porque a factura original não foi paga, e a empresa já tinha declarado e pago o IVA às autoridades fiscais. A emissão de uma factura de alteração é a forma como esta pode ser recuperada.
Em ambos os casos, o prazo para emissão de uma factura rectificativa do IVA é de um mês a partir da emissão do original. E a partir do momento em que a factura rectificativa é emitida, temos mais um mês para informar a Repartição de Finanças por escrito.
Como fazer uma fatura de correção
Caso tenhamos de alterar o montante total da factura original, a factura de alteração deve ser emitida num prazo máximo de 4 anos a partir da data de vencimento. Ou seja, a data em que o facto tributável sujeito a imposto foi realizado.
Não se esqueça que deve notificar a repartição de finanças por escrito da alteração do montante (que pode ser um montante positivo ou negativo), assim como anexar uma cópia de ambas as facturas: a factura rectificativa e a original.
Em uma fatura de alteração de modelo, é essencial incluir sempre as seguintes informações, a fim de evitar penalidades:
- O número e a data da factura original, para que possa ser identificada.
- Ele será numerado de forma diferente do original, e em uma série diferente.
- É obrigatório declarar que se trata de uma factura de alteração. Idealmente, você deve indicar isso no cabeçalho.
- É essencial indicar claramente o motivo da sua emissão e indicar o que foi rectificado: um dado informativo, um cálculo no imposto, acrescentando informações..
E, claro, todas as informações que, por padrão, devem ser incluídas em uma fatura comum:
- Data de emissão
- Data de expiração
- Informação fiscal tanto do remetente como do receptor
No caso de falta de dados ou informações erradas sobre as empresas, o ideal é que isso não aconteça, pois para o Tesouro, o mais adequado é receber correções que se referem a valores, não tanto a mudanças administrativas.
Facturas de correcção negativas: sim ou não?
Eles são feitos quando uma ordem é devolvida. Desde que se trate de um produto, algo físico, será possível justificar facilmente o seu problema. Mas no caso dos serviços, não é aconselhável utilizar facturas rectificativas negativas, uma vez que é mais complicado justificar uma tal devolução à Repartição de Finanças.
Conclusão
Não há problema se você cometer um erro em uma fatura, pois ela pode ser corrigida, mas você deve levar em conta os prazos e as informações obrigatórias a serem adicionadas ao documento, para evitar penalidades ou exigências da Receita Federal.
Quando se trata de gerir as suas contas, é sempre aconselhável não só ter um contabilista especializado, que poderá contactar se tiver dúvidas, mas também um sistema ou software de gestão de contabilidade e facturação, que o ajudará a realizar estas tarefas.
Lembre-se também que você pode fazer a sua contribuição a partir dos nossos comentários.
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