O módulo de compras oferece uma integração com a nossa loja ideal para um controlo eficaz do stock e dos armazéns. Além disso, manter um registro das compras nos ajudará a produzir estatísticas eficazes de, por exemplo, margens de lucro, histórico de compras e vendas, entre muitas outras características. Para acessar as diferentes opções de compra, clique na guia “compras” na barra de menu superior.
Os fornecedores
Os fornecedores são as empresas que nos fornecem os produtos, esta gestão coincide com a gestão dos fornecedores de pré-vendas. Se você pressionar o botão “Fornecedores”, você verá uma lista deles.
Como em outras ferramentas de gestão da aplicação, temos uma barra de ferramentas completa para operar com os registros, que detalharemos:
- Validar alterações: Este botão é utilizado para validar as alterações que fizemos directamente na grelha de dados.
- Apagar, editar e novo: Controla como adicionar ou modificar dados.
- Tempo de trânsito: Usado para indicar o tempo de trânsito exigido pelo fornecedor para enviar as mercadorias.
Podemos criar novos fornecedores com “Novo fornecedor” e editá-los com “Edição avançada“. Na lista são mostradas as imagens dos logótipos, para os recarregar e tirar as últimas modificações que foram feitas, use o botão “Recarregar imagens“.
- Nome do fornecedor: O nome do fornecedor.
- Telefone: Um número de telefone de contacto
- Descrição: Descrição rica em texto do fornecedor.
- Multistore: Lojas no multistore onde o fornecedor está disponível.
- Imagem: A imagem ou logotipo associado ao fornecedor.
- País: País do fornecedor
- Endereço, cidade, código postal: Detalhes do endereço do fornecedor.
- Objetivos: Dados para posicionamento e meta tags de fornecedores.
- Ativo: Nos diz se o fornecedor está ativo ou não.
Os fabricantes
A gestão dos fabricantes é semelhante à gestão dos fornecedores, na verdade tanto a gestão dos dados como a entrada são muito semelhantes. Para aceder aos fabricantes, utilize o botão “Fabricantes” a partir do menu à esquerda.
- Validar alterações: Este botão é utilizado para validar as alterações que fizemos directamente na grelha de dados.
- Apagar, editar e novo: Controla como adicionar ou modificar dados.
Podemos criar novos fabricantes com “Novo fabricante” e editá-los com “Edição avançada“. Na lista são mostradas as imagens dos logótipos, para os recarregar e tirar as últimas modificações que foram feitas, use o botão “Recarregar imagens“.
O formulário de recolha de dados é semelhante ao dos fornecedores:
- Nome do fabricante: O nome do fabricante.
- Telefone: Um número de telefone de contacto
- Descrição: Descrição longa do fabricante em texto rico.
- Breve descrição: Uma descrição mais curta
- Multistore: Lojas Multistore nas quais o fabricante está disponível.
- Imagem: A imagem ou logotipo associado ao fabricante
- País: País do fabricante.
- Endereço, cidade, código postal: Detalhes do endereço do fabricante.
- Objetivos: Dados para posicionamento e meta tags do fabricante.
- Active: Indica se o fabricante está ativo ou não.
As encomendas a fornecedores
Em Innovacommerce temos chamado “encomendas a fornecedores” a toda a gestão da mercadoria realmente, ou seja, com esta opção poderemos gerir as encomendas a fornecedores, mas vai muito mais além, serve-nos também para fazer entradas e saídas de mercadorias e transferências entre lojas e/ou armazéns da mesma loja, é muito potente e tem em conta o tipo de stock dos produtos e, em caso de utilização de stock avançado, em que armazém o produto é armazenado. Vamos chamar este tipo de tarefa de “operações de mercadorias” ou simplesmente “encomendas a fornecedores”, porque é a tarefa de gestão mais comum. Vamos analisar cuidadosamente o seu funcionamento.
Em primeiro lugar, deve ser notado que as operações têm dois estados básicos de gestão, além de seus estados internos. Uma operação pode ser “feita” (cruz verde), o que indica que o estoque dessa operação já foi inserido, removido ou transferido e a única coisa que podemos fazer com essas operações é verificá-las ou imprimir um documento, não será possível editá-las exceto por certos campos muito específicos.
As operações com a cruz vermelha, estão pendentes de serem concluídas, várias razões podem estar por trás de uma operação inacabada, mas a mais usual é que está incompleta e você quer completá-la em outro momento, ou vem de algum outro ramo da sua cadeia de lojas e está pendente de ser verificada pela equipe de armazenamento.
Criação de uma nova ordem para movimentos de mercadorias
Devemos considerar uma compra de um fornecedor, uma devolução, uma produção por diminuição ou uma transferência como um “movimento de mercadorias”, esta gestão em innovacommerce é feita tudo a partir da mesma janela e dependendo da gestão que vamos fazer, haverá um fluxo de trabalho ou outro, vamos explicar aqui os “fluxos de trabalho” mais usuais e como realizar tais tarefas.
- Workflow: Encomenda a um fornecedor (a mercadoria ainda não chegou, queremos encomendar ao fornecedor)
- Passo 1 – a introdução dos produtos que queremos encomendar.
Vamos clicar em “nova operação”
Veremos que aparece um pequeno assistente, clicaremos em “Entrada de mercadorias ou encomenda ao fornecedor”, com esta opção, a gestão da “entrada de mercadorias” já está activa por defeito no lado direito da janela, embora ainda não vamos entrar com mercadorias, mas será o nosso objectivo final neste fluxo de trabalho.
Neste momento, daremos um nome à operação em “Referência da operação”, uma data para a operação (normalmente será a data de hoje) e um fornecedor a quem vamos encomendar a mercadoria. Podemos marcar a caixa “notificar se o produto a ser adicionado pertence ao fornecedor” se quisermos segurança extra ao introduzir os itens.
Antes de começar a introduzir os produtos que pretende encomendar, pode consultar o separador “opções avançadas” para definir outros parâmetros para a sua operação, tais como uma “nota para o fornecedor” ou “uma data aproximada de recepção”
Para adicionar produtos à lista, temos várias formas.
- Através de códigos de barras (modo automático e manual)
No topo da lista, tem uma caixa chamada “carregar por código de barras”, esta caixa destina-se à leitura do código de barras de um produto, se o conhecer claramente, esta opção é útil se a encomenda ao fornecedor estiver a ser feita no mesmo armazém, cortando especificamente os produtos que pretende encomendar. Se estiver em modo “automático”, uma unidade desse produto será adicionada à lista. Se estiver em modo manual, o foco irá para o quadrante “unidades” e depois para o quadrante “custo” para que possa introduzir as unidades que pretende encomendar e o custo do produto acordado (se for diferente do que está na base de dados)
A verificação “take cost of parent product” faz com que o preço de custo de uma combinação tome o preço de custo do seu produto principal, se não estiver marcado, o preço de custo será definido para o da combinação. Esta opção não é relevante se não utilizarmos combinações de produtos.
- Através do botão “todos os produtos do fornecedor”
Este botão adicionará TODOS os produtos do fornecedor selecionado, estabelecendo 1 unidade para cada um deles.
- Carregar do arquivo
É possível ler um ficheiro CSV com 2 colunas (código de barras e unidades), por isso vamos carregar a lista rapidamente.
- Upload a partir do pedido
Podemos indicar um ID de ordem de venda para carregar o pedido de compra, esta opção é útil para lojas que, por exemplo, perguntam ao seu fornecedor quando vendem o seu produto.
- Upload através do motor de busca
Com o botão “adicionar produtos” acederemos ao motor de busca de produtos e adicionaremos uma ou mais linhas, conforme o caso.
Você vai notar que a lista está preenchendo, na coluna “unidades” você pode fazer todas as alterações que quiser, esta será a coluna de unidades a serem pedidas e finalmente elas serão as processadas na segunda parte deste fluxo de trabalho. Se você notar, no estado da operação está marcado “Em criação”, a operação deve estar neste estado até terminarmos a tarefa de entrar produtos na lista para encomendar do fornecedor.
É muito importante saber que a troca só será concluída se você marcar a caixa “executar após salvar”, isto fará com que os movimentos sejam executados. Selecionando o status “concluído” na lista suspensa NÃO CONCLUI a troca.
Uma vez concluída a etapa 1, não importa quantas vezes você tenha que entrar na administração da nota de remessa, você mudará o status interno para “Recibo pendente” e irá para a etapa 2 quando realmente receber a mercadoria. Na tela de operações gerais, temos o botão “imprimir documento” que será usado para enviá-lo ao fornecedor como uma “encomenda” ou para manter um controle em papel do que estamos encomendando.
- Passo 2 – Receber a mercadoria, combinando
Nesta etapa podemos realmente realizar essa recepção no local, ou definir um novo status para a operação chamada “received – pending to match”. Note que esses estados são apenas para uso interno, é uma maneira de saber rapidamente que estado é uma operação se houver várias pessoas envolvidas no processo, se apenas uma pessoa estiver envolvida, você pode pular esse estado e ir diretamente para “em casamento”.
O estado de “correspondência” faz aparecer alguns botões novos e coloca a operação no estado de “correspondência”, correspondência é a verificação de que o que recebemos é o que pedimos, nem mais nem menos.
Quando a operação estiver em modo “matching”, o que quer que entremos na caixa “load by barcode” será copiado para a lista de produtos encomendados e suas unidades. Se cortarmos algo que não esteja lá, seremos notificados. Também podemos introduzir manualmente as unidades recebidas na coluna “você recebeu”, quando terminarmos a revisão dos produtos que recebemos, podemos clicar em “verificar” para ser avisado se há algo a rever ou não na introdução da mercadoria.
A correspondência nos alerta por meio de cores aquelas linhas que estão corretas (verde) e aquelas que não estão (vermelho). E os que permanecem brancos são porque não foram lidos ou a mercadoria recebida não foi introduzida (pode ser que não tenha vindo por falta de estoque no fornecedor, por exemplo).
Neste ponto, temos de fazer corresponder a coluna “UDS” com “UDS RECEBIDO” para avançar para o terceiro passo. Nesta etapa de correspondência também podemos preencher a data real de recebimento e o número da fatura do fornecedor, se aplicável.
- Etapa 3, a conclusão da operação
Uma vez recebida a mercadoria e casada, a operação está pronta para ser executada (ou seja, que você realmente carregue a mercadoria para nossa loja/armazém), para isso, não é necessário escolher o status “terminado”, pois o innovacommerce seleciona automaticamente ao salvar a operação com a verificação “executar após salvar” ativada. Nesse momento, a operação é realizada e é guardada para consultas posteriores.
- Workflow: Entrada manual de estoque sem pedido prévio ao fornecedor
É claro que, muitas vezes, pode ser necessário fazer uma entrada de mercadorias manualmente sem ter um pedido prévio do fornecedor, neste caso, o procedimento é idêntico ao Workflow anterior, exceto que não é necessário levar em conta os estados ou combinar a operação. Nem o fornecedor selecionado será importante. Nesses casos, o estado inicial será “em criação” enquanto estamos criando a operação e, uma vez concluída, passará a “concluída”
Como no fluxo de trabalho anterior, no mini-assistente inicial, selecione “pedidos ao fornecedor ou entrada de mercadorias” e depois opere como se você fosse fazer um pedido ao fornecedor. Ao terminar, ative o cheque “executar agora” e salve a operação e ele adicionará o estoque à sua loja/armazém de destino (aquele que você selecionou para a administração)
- Fluxo de trabalho: Saída de estoque
A ruptura de estoque pode ser motivada por um retorno ao fornecedor ou, dependendo da atividade, pode ser uma diminuição, quebra, expiração ou mesmo roubo. Em qualquer caso, é uma “gota” do estoque da nossa loja/armazém. O procedimento é idêntico ao explicado (no que diz respeito à introdução de produtos), excepto que, desta vez, marcaremos a caixa “Armazém de origem (emissão de mercadorias)”
- Workflow: Transferência de estoque
Na transferência de estoque entram em jogo ambas as gerências, por um lado estabelecer o armazém de origem e por outro o destino, após completar uma operação de transferência, será deduzido do estoque de origem e será adicionado ao destino.
Conversão de uma ordem para uma operação de fornecedor em uma fatura suportada
As operações que foram “encomendadas ao fornecedor” podem ser convertidas em “fatura suportada” clicando no botão “converter para fatura suportada” na lista de operações. Nesse momento, essas operações são convertidas para um status especial chamado “Fatura suportada gerada” e podem ser visualizadas na seção faturamento -> faturas suportadas.
